Intelligente Inventar‑ und Abrechnungs‑SaaS für indische Einzelhändler
RetailPro India ist ein Vertriebsunternehmen, das in drei Lagerstandorten in der Chandigarh‑Tricity‑Region tätig ist. Bevor Alif InfoTech Solutions eingeschaltet wurde, arbeitete das Unternehmen ausschließlich mit Excel‑Tabellen – ein Setup, das bei einem einzigen Standort funktionierte, aber mit dem Wachstum zunehmend unüberschaubar wurde.
Das Problem
Die Kernherausforderung war die Sichtbarkeit. Wenn ein Kunde anrief, um die Lagerverfügbarkeit zu prüfen, musste das Team jedes Lager separat kontaktieren, manuelle Bestandsprüfungen abwarten und dann zurückmelden – ein Prozess, der 15‑20 Minuten dauerte und häufig zu falschen Informationen führte. Bestandsübertragungen zwischen den Standorten wurden auf Papier erfasst, und Abweichungen zwischen physischem Bestand und erfasstem Bestand wurden erst bei monatlichen Audits entdeckt.
Die GST‑Konformität war ein weiteres Problem. Das Erstellen GST‑konformer Rechnungen erforderte das manuelle Eingeben von Produktdetails, HSN‑Codes und Steuerberechnungen in ein separates Abrechnungstool – ein Vorgang, der 6‑8 Minuten pro Rechnung dauerte und häufig Fehler verursachte.
Unsere Lösung
Wir haben eine webbasierte SaaS‑Plattform mit vier Kernmodulen entwickelt: Inventarverwaltung, Abrechnung, Reporting und Team‑Management.
Das Inventarmodul unterstützte die Echtzeit‑Bestandsverfolgung über alle drei Standorte. Mitarbeitende konnten Barcodes scannen, um Bestandsbewegungen zu erfassen, und das System aktualisierte die Bestände sofort – wodurch Bestandsabweichungen der Vergangenheit angehörten. Automatisierte Nachbestell‑Warnungen informierten den Inhaber, sobald ein SKU unter einen definierten Schwellenwert fiel.
Das Abrechnungsmodul lud alle Produktdetails, HSN‑Codes und GST‑Sätze vorab, sodass die Rechnungserstellung auf unter 60 Sekunden reduziert wurde. Rechnungen wurden automatisch GST‑konform formatiert und konnten direkt aus dem System per E‑Mail oder WhatsApp an Kunden gesendet werden.
Das Reporting‑Dashboard gab dem Inhaber Echtzeit‑Einblick in Verkaufsperformance, Bestandsbewegungen und Team‑Aktivitäten von jedem Gerät – inklusive einer mobiloptimierten Ansicht zum Abrufen von Zahlen unterwegs.
Ergebnisse
Im ersten Monat nach dem Live‑Go wurden Bestandsabweichungen eliminiert. Die Abrechnungszeit sank von durchschnittlich 8 Minuten auf unter 60 Sekunden pro Rechnung. Das Unternehmen konnte zwei zusätzliche Teammitglieder einarbeiten, ohne zusätzlichen Aufsichtsaufwand, weil das System vollständige Transparenz über alle Aktivitäten bot.
Der Inhaber prüft jetzt jeden Morgen vor dem Bürobesuch die Performance des Vortages von seinem Telefon aus – etwas, das vorher nicht möglich war.